Témoignage : comment nous restons connectés durant la crise du COVID-19

Paul Wolfe, vice-président directeur des ressources humaines chez Indeed, témoigne de l’expérience d’Indeed dans ce contexte inédit de pandémie.

C’est une période difficile pour chacun d’entre nous. Le COVID-19 a perturbé le fonctionnement des entreprises et les a confrontées à l’incertitude et à des changements accélérés dans la façon de travailler.

S’adapter rapidement à ce nouvel environnement n’est pas aisé, et l’on a parfois le sentiment que le sol se dérobe sous nos pieds d’une minute à l’autre. Dans cet article précédent, nous avons présenté les mesures prises par Indeed pour faire face au début de la crise. Depuis lors, nous ne cessons d’apprendre et d’expérimenter le télétravail généralisé. 

Dans cet article, je souhaiterais aborder les diverses manières d’affronter ces changements, notamment via la communication, mais aussi présenter des astuces pour favoriser le sentiment de cohésion. Voici quelques approches qui ont fait leurs preuves, à toutes fins utiles.

Régularité, encouragement et transparence : les maîtres-mots de la communication

Le COVID-19 ne change pas seulement notre lieu de travail, il affecte aussi notre façon de travailler. Notre routine a changé, et chacun de nous vit le télétravail différemment. 

L’empathie est le mot d’ordre. Si certains bénéficient d’un espace dédié et ont l’habitude de travailler à distance, d’autres ont des enfants et doivent jongler avec les responsabilités. D’autres encore peuvent souffrir d’un sentiment d’isolement. La situation est complexe et en constante évolution, et les individus réagissent différemment face à la pression et aux difficultés. Il est donc essentiel de faire preuve de tolérance et de bienveillance, mais aussi de communiquer clairement, dans la transparence et en se montrant flexible, pour que vos employés sachent que vous êtes présent et que vous les soutenez. 

Voici quelques conseils de communication pour les entreprises, petites et grandes. :

  1. Prévoyez des sessions questions/réponses

Faire le point régulièrement a un impact considérable sur le sentiment d’inclusion. Chez Indeed, nous avons instauré des sessions questions/réponses bihebdomadaires avec la direction de l’entreprise. Durant ces sessions d’une heure, les salariés peuvent soumettre leurs questions et voter pour celles qu’ils souhaitent voir à l’ordre du jour. Cela permet non seulement de fournir aux équipes des informations transparentes sur l’état actuel des choses, mais aussi de porter à la connaissance des dirigeants les sujets prioritaires pour les salariés. Ces échanges renforcent le sentiment de connexion qui nous unit. 

  1. Tenez les salariés informés par email 

Nous avons également constaté que l’envoi régulier d’emails, même lorsqu’ils ne contenaient pas de nouvelles importantes, avait un effet rassurant sur les salariés. Par exemple, le 12 mars, à la fin de la première semaine de télétravail, nous avons envoyé un email à tous les employés d’Indeed afin de leur présenter nos mesures face à la pandémie (surveiller l’exposition des salariés au virus), une enquête (pour sonder leur ressenti) et les leçons à tirer de la situation actuelle (témoignages des salariés concernant l’impact du COVID-19 sur leur vie). Nous leur avons également transmis des ressources pour les accompagner(groupes et programmes dédiés). C’est un excellent moyen de renforcer le sentiment de solidarité qui unit notre entreprise, mais aussi de répondre à la crise.

  1. Trouvez le ton juste

Veillez à employer le ton juste dans vos emails. C’est important et cela a une influence considérable sur la façon dont votre message sera reçu. Nous avons la possibilité de rester positifs en ces temps marqués par l’incertitude. Nos emails, bien qu’informatifs, sont également empreints de compassion, d’empathie et d’encouragement, surtout lorsqu’il s’agit des mesures que nous devons tous prendre pour notre santé et notre sécurité. Nous essayons également d’insuffler un peu de légèreté à nos communications, en y insérant quelques photos de nos espaces de travail à domicile. Enfin, n’hésitez pas à lire vos emails à voix haute avant de les envoyer, c’est le meilleur moyen de les corriger.

  1. Expérimentez pour faire le bon choix

Nous avons tenté et tentons encore d’ajuster la longueur et la fréquence de nos emails. S’il ne s’agit pas de noyer les salariés sous les communications, il est tout de même nécessaire de s’assurer qu’ils trouvent des réponses à leurs questions et à leurs inquiétudes.

Aider les salariés à s’habituer au télétravail 

Il va de soi que les emails ne sont pas la seule corde à votre arc. Alors que nos salariés continuent à s’adapter au télétravail, nous cherchons constamment à faciliter cette transition, pour que les équipes maintiennent leur productivité. Voici quelques idéesi :

  • Programme d’assistance pour les employés : de l’assistance téléphonique anonyme externe à l’accompagnement directement assuré par les managers, les entreprises ont la possibilité de fournir des ressources et des services pour accompagner les salariés qui se sentent anxieux ou isolés, ou encore ceux qui ont besoin de parler à quelqu’un de leur situation. Bien sûr, l’approche adoptée dépendra des ressources à votre disposition, mais le principe de base, qui consiste à être à l’écoute, s’applique à toutes les structures.
  • Événements virtuels : que ce soit pour le petit-déjeuner, le déjeuner ou un simple moment de détente, de plus en plus de salariés organisent des événements virtuels pour garder un contact visuel avec les autres, même par écran interposé. Zoom, Skype et Google Hangouts sont trois des outils de communication en ligne les plus populaires au sein des entreprises. Certains sont même gratuits !
  • Outils de communication : l’aspect social du travail est important. Bien sûr, dans un contexte de télétravail généralisé, il s’en trouve affecté. Dans toutes les structures, les salariés interagissent, restent en contact et sont solidaires. Les outils de communication et de collaboration tels que Trello ou Slack  aident à maintenir le lien entre les salariés et leur implication. Sur notre canal Slack, #WFH-cookingclub, les salariés partagent même leurs recettes de cuisine !

Lâcher prise

Avec le nombre croissant d’entreprises en télétravail et la fermeture des écoles, nous réalisons que nos journées de travail seront plus perturbées et que nous serons davantage exposés aux distractions. Il n’est pas rare d’entendre des chiens aboyer ou de voir des enfants en arrière-plan durant des conversations vidéo. Nous acceptons ces interruptions et choisissons de les voir comme une occasion d’en apprendre plus sur les autres. 

Grâce à notre nouvelle organisation du télétravail, nous avons un aperçu de la vie de nos salariés : nous rencontrons leurs compagnes et compagnons ainsi que leurs enfants, nous discutons de la décoration ous des œuvres d’art accrochés aux murs. 

Malgré la contrainte du travail à distance, cette transition nous a permis d’en apprendre davantage sur la vie de nos collaborateurs et pour ainsi dire, nous a rapprochés. 

Demander des nouvelles  

Développer une culture basée sur la confiance, la transparence et la communication, c’est aussi s’enquérir constamment de la situation auprès des salariés. Demander un retour d’expérience ne permet pas seulement de guider les décisions au sein de l’entreprise, mais joue également un rôle fondamental pour renforcer l’implication des salariés. 

Il y a quelques semaines, nous avons fait parvenir un sondage aux salariés d’Indeed partout dans le monde. Pour l’instant, nous recevons de bons retours : si 81 % d’entre eux apprécient ne pas avoir à faire de trajet pour se rendre au travail, 75 % regrettent le contact avec autrui. De plus, malgré la hausse des distractions et des perturbations, 84 % des salariés restent productifs chez eux. 

Avec ces données en tête, nous avons l’intention de tirer parti de cette expérience et donc de garder à l’esprit les outils, les astuces et les stratégies nous ayant permis de rester en contact, et de pérenniser leur utilisation de retour au bureau.

Nous avons, certes, beaucoup appris ces dernières semaines. Pourtant, des questions demeurent. Nous espérons que nos expériences et les leçons que nous en tirons sauront éclairer votre lanterne en ces temps troublés. Nous avons l’occasion unique d’être solidaires et d’apprendre les uns des autres. Aujourd’hui plus que jamais, il est important de partager ses pensées, ses idées et ses stratégies.

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