Comment tirer le meilleur parti de vos équipes en télétravail

En raison de l’épidémie de Covid-19, tous les employés en France qui le peuvent sont obligés de télétravailler. Il est intéressant de rappeler que, bien avant cette situation totalement inédite, le télétravail était déjà en progression. En matière de productivité, une étude réalisée sur deux ans par l’Université de Stanford a découvert que les télétravailleurs d’une grande agence de voyages chinoise étaient beaucoup plus productifs quand ils travaillaient chez eux, et que leurs performances représentaient l’équivalent d’une journée de travail supplémentaire. Une récente enquête menée par Indeed aux États-Unis (en anglais) a révélé que la majorité des employés et des employeurs estiment que le télétravail se traduit par une amélioration de la productivité.

Bien sûr, cela ne signifie pas pour autant que le télétravail est une panacée. Lorsque l’on travaille depuis la maison, on peut avoir le sentiment d’être isolé ou de manquer de motivation. Par ailleurs, la relation entre collègues ou avec le manager est souvent mise à mal par des problèmes de communication : selon une étude américaine conduite par The Economist Intelligence Unit et Lucidchart (en anglais), 44 % des travailleurs estiment que cet aspect est la cause de l’échec ou du retard de plusieurs projets. Et la distance ne fait qu’aggraver la situation.

Dans cette optique, comment booster les performances de vos télétravailleurs ? Voici quelques pistes…

Communiquez de manière stratégique

Si le travail à distance élimine les conversations informelles autour de la machine à café, les mails et texto peuvent permettre de combler cette lacune.

Organisez régulièrement des entretiens individuels en visioconférence ou des appels téléphoniques pour privilégier les communications orales et échanger directement avec votre équipe. 

Organisez vos réunions virtuelles en définissant préalablement vos attentes de manière claire. Par exemple, demandez aux participants de ne pas se livrer à plusieurs activités à la fois, comme l’utilisation d’autres appareils pendant la réunion, car non seulement ceci est très perturbant pour tous, mais des études scientifiques ont confirmé que l’être humain n’est pas doué pour cela. Assurez-vous que tous les participants ont la possibilité de s’exprimer, dans le cadre d’une discussion ouverte où tout le monde peut prendre la parole, et d’un échange structuré où les participants peuvent ajouter des éléments à l’ordre du jour.

Parce que beaucoup de télétravailleurs peuvent se sentir isolés ou exclus, il est essentiel de communiquer très régulièrement avec eux. Programmez des réunions avec vos équipes pour faire le point, et évitez de laisser passer plusieurs jours ou semaines sans prendre de leurs nouvelles. Inversement, si vous êtes sollicité en permanence, vous pouvez demander à votre équipe d’organiser leurs demandes lors de ces rendez-vous à distance afin de limiter le nombre d’interactions par ailleurs.

Définissez clairement vos attentes

Les conversations écrites, comme les mails ou les messages instantanés, peuvent être sources de confusion dans la mesure où les subtilités du langage parlé sont omises.

Une demande très directe par exemple, peut être perçue comme abrupte vu qu’elle ne s’accompagne pas d’un sourire et d’explications. Même lorsque l’intention sera claire, les gens sont généralement moins susceptibles de répondre à des demandes exprimées par mail.

C’est la raison pour laquelle il est important de définir des attentes spécifiques avec chacun de vos collaborateurs. Présentez les tâches à accomplir ou exprimez vos demandes avec clarté, expliquez ce à quoi vous vous attendez, et fixez également des délais. Restez ensuite à l’écoute en cas de questions.

Personnalisez vos interactions 

Avec le télétravail, les employés sont davantage susceptibles d’avoir l’impression qu’on les critique dans leur dos ou qu’on ne les soutient pas. Il est donc très important de prendre le temps de cultiver un climat de transparence et de confiance et de multiplier les contacts avec vos télétravailleurs.

Dans le cadre de vos réunions à distance, incluez délibérément des activités non structurées à chaque rencontre de votre équipe pour tisser de bonnes relations. Plusieurs études montrent qu’inclure « des périodes non structurées de manière structurée » (en anglais) aident les membres d’une équipe à mieux se comprendre et à améliorer leurs performances.

Un télétravailleur pourrait, par exemple, offrir à ses collègues une visite virtuelle de son cadre de travail pour leur permettre de mieux comprendre son environnement quotidien et ses habitudes. La Harvard Business School a découvert que le fait de passer six minutes en début d’appel à écouter ce qu’a à dire un collaborateur ou à discuter de choses personnelles est efficace pour améliorer la relation de travail d’une équipe.

Face aux circonstances actuelles, il est impossible que vos équipes se rencontrent en personne. N’hésitez donc pas à organiser des réunions en visioconférence entre les différentes équipes qui travaillent ensemble afin de générer un sentiment de cohésion et de proximité malgré la distance.

Conclusion

Le travail à distance peut s’organiser de différentes façons et cela varie bien entendu selon la nature du travail effectué. La meilleure approche dépendra des besoins de vos équipes et de votre entreprise. Les managers qui supervisent désormais des équipes entières de travailleurs à distance devront adopter des approches différentes pour communiquer clairement avec ces personnes et atteindre leurs objectifs.

Dans tous les cas, l’anticipation des défis liés au travail à distance vous permettra de renforcer la cohésion de vos équipes géographiquement isolées et d’affronter ensemble cette période d’incertitude.

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